Pain Point: Im Reservierungsmanagement stehen Hotels und Gastronomiebetriebe vor wesentlichen Herausforderungen: Die zeitintensive Bearbeitung von Anfragen bindet wertvolles Personal, das eigentlich für die Gästebetreuung vor Ort gebraucht wird. Gleichzeitig führen langsame Reaktionszeiten, besonders außerhalb der Geschäftszeiten, oft zu verlorenen Buchungen. Hinzu kommt, dass nicht alle Mitarbeiter über die nötigen Sprachkenntnisse und Erfahrung für eine durchgängig professionelle Kommunikation verfügen. Auch die Koordination verschiedener Buchungskanäle und die Vermeidung von Doppelbuchungen stellen eine ständige Herausforderung dar.

Unsere Lösung: globboard ist Ihr Partner im Tourismus, der den akuten Fachkräftemangel gezielt entschärft und alle Back-Office-Aufgaben übernimmt, die nicht direkt im Hotel vor Ort erledigt werden müssen. Wir kümmern uns um:

• Wir übernehmen die komplette Korrespondenz mit Interessenten und Gästen zeitnah und professionell von Montag bis Freitag
• Durch unsere schnellen Reaktionszeiten (Intervall von 3x täglich) erhöhen wir die Buchungswahrscheinlichkeit deutlich. Interessenten erhalten sofort qualifizierte Antworten auf ihre Anfragen.
• Unser zweisprachiges Team kommuniziert auf muttersprachlichem Niveau und kennt die kulturellen Besonderheiten verschiedener Gästegruppen. Dies sorgt für eine hochwertige und persönliche Kommunikation.
• Wir managen alle eingehenden Reservierungsanfragen zentral und koordinieren diese mit den verschiedenen Buchungssystemen.
• Die Hotelmitarbeiter werden von administrativen Aufgaben entlastet und können sich voll auf die persönliche Betreuung der Gäste vor Ort konzentrieren.
• Durch standardisierte Prozesse und erfahrene Mitarbeiter gewährleisten wir eine gleichbleibend hohe Qualität in der Gästekommunikation.
• Wir sind gekommen um zu bleiben. Ein Service das ganze Jahr über. Keine Krankenstände und/oder kostspielige Personalsuche mehr, zudem sind wir die Vertretung des bestehenden Personals an freien Tagen, während des Urlaubs oder ggf. Krankenständen.

Diese Kombination aus Professionalität, Verfügbarkeit und Effizienz macht uns zu einem wertvollen Partner für Hotels und Gastronomiebetriebe, die ihr Reservierungsmanagement optimieren möchten.

Die von uns betreuten PMS-Systeme: Front Office Cloud (Sitec), GastoDat, Casablanca Hotelsoftware, easyguestmanagement, Easybooking und RoomRaccoon

Pain Point: Im täglichen Hotelbetrieb bleiben häufig wertvolle Umsatzpotenziale ungenutzt, weil dem Personal die Zeit oder das systematische Vorgehen für gezielte Verkaufsaktivitäten fehlt. Viele Hotels verpassen die Chance, den Gästen passende Zusatzleistungen anzubieten oder nach dem Aufenthalt aktiv Folgebuchungen anzuregen. Auch die konsequente Nutzung von Gästedaten für personalisierte Angebote wird oft vernachlässigt. Im hektischen Tagesgeschäft konzentriert sich das Personal verständlicherweise primär auf die Grundversorgung der Gäste.

Unsere Lösung: Als Virtuelle Rezeptionisten erkennen und nutzen wir systematisch jede Verkaufschance:

• Wir identifizieren bereits bei der Buchungsanfrage passende Upgrades (z.B. höhere Zimmerkategorie) und Zusatzleistungen wie Wellnessanwendungen, Restaurantreservierungen oder Transfers.
• Durch geschulte Kommunikation präsentieren wir diese Angebote wertschätzend und nicht aufdringlich zum idealen Zeitpunkt im Buchungsprozess.
• Nach der Buchung bleiben wir proaktiv mit den Gästen in Kontakt und bieten weitere Services an, die den Aufenthalt bereichern können und der Gast stetig einen Ansprechpartner hat.
• Wir erfassen systematisch die Vorlieben der Gäste, um bei künftigen Anfragen noch gezielter passende Angebote machen zu können. Dies in Zusammenarbeit mit der Rezeption vor Ort.

Diese systematische Herangehensweise ermöglicht es uns, den Umsatz pro Gast nachhaltig zu steigern und gleichzeitig durch passende Angebote die Gästezufriedenheit zu erhöhen. Die Hotelmitarbeiter werden dabei von Verkaufsaufgaben entlastet und können sich auf den persönlichen Service konzentrieren.

Pain Point: Im Beschwerde- und Stornierungsmanagement stehen Hotels vor der schwierigen Aufgabe, sensibel auf Gästebeschwerden zu reagieren und Stornierungen professionell zu handhaben. Oft fehlt im hektischen Tagesgeschäft die Zeit für eine ausführliche und besonnene Kommunikation. Unzufriedene Gäste erhalten verzögerte oder unzureichende Antworten, was die Situation häufig verschärft. Auch die konsequente Durchsetzung von Stornierungsbedingungen wird aus Zeitmangel oder Konfliktvermeidung nicht immer optimal gehandhabt, was zu vermeidbaren Umsatzeinbußen führt.

Unsere Lösung: Als Virtuelle Rezeptionisten von globboard bieten wir hier einen professionellen Rundum-Service:

• Wir reagieren umgehend und empathisch auf Beschwerden, nehmen die Anliegen der Gäste ernst und suchen aktiv nach Lösungen.
• Durch unsere Erfahrung im Konfliktmanagement können wir häufig bereits im Vorfeld Eskalationen vermeiden und Situationen deeskalieren.
• Bei Stornierungswünschen prüfen wir die vertraglichen Bedingungen und kommunizieren diese verständlich und freundlich, aber bestimmt.
• Wir versuchen proaktiv, Stornierungen durch attraktive Alternativen (Umbuchungen, Gutscheine) abzuwenden und so Umsätze zu sichern.
• Alle Vorgänge werden sorgfältig dokumentiert, um dem Hotel Transparenz über Beschwerdefälle und deren Lösungen zu geben.

Durch diese professionelle Herangehensweise wandeln wir potenzielle Krisenmomente in Chancen um: Zufriedengestellte Beschwerdeführer werden häufig zu loyalen Stammgästen, und durch geschicktes Stornierungsmanagement können wir Umsatzeinbußen minimieren. Das Hotelpersonal wird von emotional fordernden Situationen entlastet und kann sich auf einen positiven Gästekontakt konzentrieren.

Pain Point: In der Zahlungsabwicklung bei Reservierungen stehen Hotels vor zeitraubenden Herausforderungen: Die manuelle Bearbeitung von Kreditkartendaten, das Nachverfolgen ausstehender Zahlungen und die korrekte Handhabung verschiedener Zahlungsmethoden binden wertvolle Ressourcen. Häufig entstehen durch verspätete oder ausbleibende Zahlungseingänge Umsatzausfälle. Auch die sichere und DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Zahlungsdaten stellt viele Betriebe vor Herausforderungen.

Unsere Lösung: Als Virtuelle Rezeptionisten von globboard bieten wir eine professionelle Lösung:

• Wir übernehmen die komplette Zahlungsabwicklung von der sicheren Erfassung der Kreditkartendaten bis zur Überwachung der Zahlungseingänge.
• Durch systematisches Mahnwesen und proaktive Kommunikation reduzieren wir Zahlungsausfälle deutlich.
• Wir verarbeiten verschiedene Zahlungsmethoden (Kreditkarte, Überweisung, Sofortüberweisung) und berücksichtigen dabei die individuellen Präferenzen der Gäste.
• Die Handhabung von Anzahlungen, Deposits und Restzahlungen erfolgt zuverlässig nach den festgelegten Hotelrichtlinien.
• Alle Zahlungsvorgänge werden DSGVO-konform dokumentiert und sind für das Hotel transparent nachvollziehbar.
• Bei Zahlungsproblemen kommunizieren wir professionell mit den Gästen und finden kundenorientierte Lösungen.

Durch diese professionelle Zahlungsabwicklung sichern wir die Liquidität des Hotels, minimieren Zahlungsausfälle und entlasten das Personal von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben. Die Gäste profitieren von einem reibungslosen und sicheren Zahlungsprozess.